RAPPORT FINAL D’AUDIT DES COMPTES DU PROJET INFOS GRANDS LACS EXÉCUTÉ PAR LE GROUPEMENT« INSTITUT PANOS GRANDS LACS (IPGL) »

DIRECTION DU DÉVELOPPEMENT ET DE LA COOPÉRATION SUISSE

RAPPORT FINAL D’AUDIT DES COMPTES DU PROJET INFOS GRANDS LACS EXÉCUTÉ PAR LE GROUPEMENT« INSTITUT PANOS GRANDS LACS (IPGL) »

Période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

Juin 2017

Entité auditée :

Pays :

Auditeur :

Période couverte par l’audit :

Dates des travaux d’audit sur le terrain :

Institut Panos Grands Lacs (IPGL).

Burundi, Rwanda et République Démocratique du Congo

Moore Stephens LLP

Du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

Du 10 au 12 mai et le 5 juin 2017

Le présent rapport a été établi à la demande de la Direction du Développement et de la Coopération suisse (DDC). Les avis qui y sont exprimés sont ceux de l’auditeur externe et ne reflètent en aucun cas l’avis officiel de la DDC. Ce rapport a été établi à l’usage exclusif de la DDC ainsi que l’entité auditée, afin de leur permettre de contrôler l’utilisation des fonds alloués au Projet audité. Il ne doit pas être utilisé par d’autres parties ni à des fins autres que celles auxquelles il est destiné.

1 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

Table des matières

1Rapport Sommaire...................................................................................................................................................... 4

1.1     Opinion du rapport du contrôle financier des comptes de l’IGL............................................................... 4

1.2    Résumé des constatations financières.............................................................................................................. 4

1.3    Résumé des constatations relatives au contrôle interne............................................................................. 5

1.4    Autres constatations................................................................................................................................................. 5

2    Opinion de l'auditeur indépendant....................................................................................................................... 6

3     L’audit............................................................................................................................................................................... 8

3.1     Objectifs de l’audit.................................................................................................................................................... 8

3.2     Étendue de l’audit...................................................................................................................................................... 8

3.3    Description du Projet............................................................................................................................................... 8

3.3.1 Analyse du relevé des fonds reçus de la DDC............................................................................................... 9

3.4     Procédures de l’audit............................................................................................................................................... 9

4    Constatations et recommandations................................................................................................................... 14

4.1    Autres constatations.............................................................................................................................................. 14

Annexe 1 : Rapport du Projet IGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017.................. 16

Annexe 2 : Décompte final du projet IGL............................................................................................................... 18

Annexe 3 : Liste des investissements et actifs du Projet Infos Grands Lacs au 22 mai 2017......... 20

Annexe 4 : Personnes contactées ou concernées par l’audit........................................................................ 27

2 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

ACCRONYMES

ABR                               Association Burundaise des Radiodiffuseurs

BCB                               Banque de Crédit du Burundi

BIF                                 Francs Burundais

BRB                               Banque de la République du Burundi

CAFL                             Chargé d’Administration-Finances-Logistique

CC                                  Cahier des Charges

DDC                              Direction du Développement et de la Coopération

DG                                 Directeur Général

IFAC                              International Federation of Accountants

INSS                              Institut National de la Sécurité Sociale

IGL                                 Infos Grands Lacs

IPE                                 Institut Panos Europe

IPGL                              Institut Panos Grands Lacs

IPR                                 Impôt Professionnel sur les Rémunérations

IRE                                 Impôt sur le Revenu d’Emploi

ISA                                 International Standards on Auditing

OBR                               Office Burundais des Recettes

ONG                              Organisation Non-Gouvernementale

PV                                  Procès-verbal

RAF                               Responsable Administratif et Financier

RWF                              Francs Rwandais

SAF                               Service Administrative et Finance

SCI                                 Système de Contrôle Interne

TDR                               Termes de Références

TVA                                Taxe sur la Valeur Ajoutée

US$                                Dollar américain

3 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

1     Rapport Sommaire

Le Projet Infos Grands Lacs (ci-après « IGL »), a été un projet régional financé par la Direction du Développement et de la Coopération suisse (ci-après « la DDC »), et réalisé par le groupement Institut Panos Grands Lacs

• IPGL », Association Burundaise des Radiodiffuseurs « ABR » et Institut Panos Europe « IPE ». Le programme est intervenu au Burundi, au Rwanda et en la République Démocratique du Congo (« RDC »). IPGL a été le chef de file pour la réalisation de ce Projet. Un audit des comptes de l’IGL a été réalisé annuellement, et sur demande de l’IPGL et de la DDC, nous avons audité les dépenses et les recettes déclarées par l’IPGL pour le projet IGL, couvrant la période du 1 décembre 2016 jusqu’au 22 mai 2017, la date de fin du projet.

1.1       Opinion du rapport du contrôle financier des comptes de l’IGL

Nous avons pris en compte tous les éléments probants disponibles qui nous ont été présentés au cours de nos travaux sur le terrain, de même que les observations et informations communiquées par la suite, par les responsables du Projet IGL mis en œuvre par le groupement IPGL, ABR et IPE, jusqu’à la date du présent rapport. Nous estimons que les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion sans réserve sur le rapport financier du projet IGL pour la période auditée.

1.2       Résumé des constatations financières

Le tableau suivant indique le rapport entre les constatations financières et le total des dépenses déclarées pour l’IGL mis en œuvre par l’entité auditée.

N.B. les comptes du Projet IGL ont été présentés à notre audit en Francs suisses (CHF). En fait, les états financiers sont préparés à partir d’un journal des comptes tenus en francs Burundais. Les montants des comptes dans les états financiers pour la période de l’audit sont convertis en CHF selon le taux de change moyen de la BRB - la banque de l’IPGL au Burundi - pour le mois de décembre 2016. Nous avons validé le taux de change appliqué dans le rapport financier pour la période de notre audit (1.653,3841 BIF : 1 CHF), sans remarques.

Comme illustré dans le tableau ci-dessous, nous n’avons identifié aucune constatation financière lors de notre audit pour la période allant du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017, date de fin du projet IGL. Le décompte final du projet IGL est présenté à l’Annexe 2 de ce rapport.

4 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

1.3 Résumé des constatations relatives au contrôle interne Sans objet : aucune constatation de contrôle interne n’a été relevée.

1.4       Autres constatations

Notre autre constatation détaillée au point 4.1 peut se résumer comme suit :

5Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

2. Opinion de l'auditeur indépendant

2.1        Opinion sur les comptes de l’IPGL

Monsieur le Direcetur Général de l’IPGL

Immeuble SOCAR, 4ème Etage

Avenue de l’Italie

Bujumbura

Burundi

cyprien.ndikumana@panosgl.org

Cher Monsieur le Directeur Général de l’IPGL

Nous avons audité les dépenses déclarées dans les comptes du projet intitulé l’ « Infos Grands Lacs » (« le Projet »), mis en œuvre par IPGL au Burundi, au Rwanda et en RDC (ci-après, le Projet ), couvrant la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017 et qui figure à l'Annexe 1. Ce rapport d’audit a été préparé en conformité avec nos termes de référence.

Nos constatations sont présentées dans les parties prévues à cet effet de notre rapport, qui est exclusivement destiné aux gestionnaires de l’IPGL et la Direction de Développement et de la Coopération suisse, et vise à lui donner l'assurance que les contributions versées dans le Projet ont été, dans tous leurs aspects significatifs, utilisées conformément aux conditions contractuelles applicables au Projet.

Responsabilités respectives de la Direction de l'entité et des auditeurs.

Aux termes des conditions contractuelles, la Direction de l'entité a la responsabilité d'établir les rapports financiers et de veiller à ce qu'ils donnent une image fidèle des dépenses effectivement engagées pour le Projet, conformément aux conditions contractuelles applicables.

Notre responsabilité consiste à auditer le rapport financier et à communiquer nos constatations à la DDC conformément aux termes de référence de la mission d'audit. Ces derniers précisent que nous devons réaliser notre travail conformément aux normes internationales d’audit (émises par l'International Federation of Accountants - IFAC) dans la mesure où ces normes peuvent être appliquées dans le contexte spécifique d'un audit visant à vérifier le respect des conditions contractuelles. Selon ces directives, notre contrôle doit être planifié et mis en œuvre de telle manière que nous puissions être raisonnablement assurés que le rapport financier ne comporte pas d’inexactitudes matérielles. L’audit comprend notamment une étude sur la base de l’examen d’informations permettant, d’étayer les montants et les commentaires du rapport financier. Il comprend également une évaluation des principes de comptabilisation qui ont été appliqués pour l’établissement du rapport financier et d’estimations importantes qui ont été faites dans ce contexte par la gestion du Projet, ainsi qu’une évaluation de l’impression générale du rapport financier.

Étendue de l’audit

L'étendue de notre audit est définie dans nos termes de référence. Notre tâche consiste à recueillir suffisamment d'éléments justifiant les montants et les informations figurant dans le rapport financier pour fournir l'assurance, sur la base d'un niveau de confiance de 97.5 %, que le rapport financier est exempt d'anomalies significatives, que celles-ci résultent d'erreurs ou de fraudes. Afin de déterminer ce que l'on entend par anomalie significative, nous avons appliqué un seuil de signification de 2 % du montant total des dépenses comptabilisées, selon notre approche d’audit.

6 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

Nous avons pris en compte tous les éléments probants disponibles qui nous ont été présentés au cours de nos travaux sur le terrain que nous avons achevés le 5 juin 2017, de même que les observations et informations communiquées par la suite par l'entité et la DDC jusqu'à la date du présent rapport.

Nous estimons que les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion sans réserve.

Opinion sans réserve

A notre avis:

Le rapport financier du projet IGL soumis à notre audit par IPGL donne une image fidèle dans tous ses aspects significatifs, des dépenses effectivement engagées et des recettes effectivement perçues pour le projet au cours de la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017, conformément aux conditions contractuelles applicables ; et Les fonds alloués au Projet par la Direction du Développement et de la Coopération suisse, dans tous leurs aspects significatifs ont été utilisés conformément aux conditions contractuelles applicables.

Diffusion et utilisation

Le présent rapport demandé par la Direction de l’IPGL et la Direction du Développement et de la Coopération suisse est exclusivement destiné à l’information et à l'usage de ces dernières.

Tim Woodward                                                                                                                150 Aldersgate Street

Associé                                                                                                                             Londres

Moore Stephens LLP                                                                                                         EC1A 4AB

9 juin 2017

7 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

3. L’audit

3.1       Objectifs de l’audit

Le présent audit financier a pour objectif de nous permettre d’exprimer une opinion sur les comptes du projet IGL (cf. annexe 1) couvrant la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017 en nous assurant qu’il reflète, dans tous ses aspects significatifs, une image fidèle des dépenses effectivement encourues et des recettes perçues pour ledit Projet, conformément aux conditions contractuelles applicables.

Nous avons acquis une connaissance suffisante des conditions contractuelles applicables au projet IGL, et du contexte du Programme.

En conformité avec nos termes de référence et les Cahiers de Charges de la Coopération suisse, une partie intégrante de notre démarche d'audit a consisté à examiner le système de contrôle interne mis en place chez l’entité auditée.

3.2       Étendue de l’audit

L’étendue de notre audit est définie dans les termes de référence attachés à notre contrat de service signé avec la DDC.

Nous avons effectué notre audit en respectant les normes internationales d’audit (International Standards on Auditing – ISA) concernant les audits d'informations financières historiques dans la mesure où ces dernières peuvent être appliquées dans le contexte spécifique d'un audit visant à vérifier le respect des conditions contractuelles.

Nous avons effectué des tests substantifs du montant total des dépenses effectuées sur base du rapport financier, d’un niveau de confiance de 97,5 % et un seuil de signification de 2 % de la valeur des dépenses présentées dans les comptes du projet soumis à notre audit pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017.

Nous avons débuté notre mission le soir du 9 mai 2017 à Bujumbura dans le bureau de l’IPGL avec une réunion d’ouverture en présence du Directeur Général et la comptable du Projet IGL. Au cours de cette réunion, nous avons confirmé l’étendue de l’audit et nous avons été introduits aux interlocuteurs clés pour le travail de terrain. Nous avons ensuite tenu une réunion de clôture en date du 12 mai 2017, au bureau de l’IPGL à Bujumbura, avec le Directeur Général et la comptable. Ces réunions ont permis de valider nos constatations préliminaires. En outre, nous avons mené un audit supplémentaire des dépenses engagées par l’IPGL lors de la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017 et directement liées à la réalisation de notre audit, en date du 5 juin 2017.

Durant les semaines suivant cette réunion de clôture, nous avons reçu certaines pièces justificatives supplémentaires de la part de la Direction de l’IPGL concernant notre audit.

3.3       Description du Projet

Le Projet Infos Grands Lacs (ci-après « IGL »), a été un projet régional financé par la Coopération Suisse (la Direction du Développement et de la Coopération suisse - DDC), et réalisé par le groupement « IPGL » qui assure le pilotage du Projet, l’Association Burundaise des Radiodiffuseurs « ABR » et l’Institut Panos Europe (IPE). Le Projet a été réalisé dans les trois pays de la sous-région des Grands Lacs à savoir le Burundi, le Rwanda et la République Démocratique du Congo. IPGL a été le chef de file pour la réalisation de ce Projet. Un audit des comptes de l’IPGL doit être réalisé annuellement selon le mandat d’exécution du projet. Nous avons audité les dépenses et les recettes déclarées dans les comptes locaux de l’IPGL couvrant la période du 1 décembre 2016 jusqu’au 22 mai 2017. Nous avons aussi vérifié les rapports financiers du projet pour l’exercice 2015 ainsi que pour la période du 1 janvier au 30 novembre 2016, dans le cadre de missions d’audit précédentes.

8 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

Le projet est maintenant terminé. Toutefois, selon les termes de la convention de financement, le Programme fait l’objet d’un audit annuel. Dans le cadre de cet audit global, un audit externe spécifiquement orienté sur les dépenses engagées par l’IPGL a été requis.

3.3.1      Analyse du relevé des fonds reçus de la DDC

Par la suite de notre analyse de l’état des recettes et des dépenses (relevé d’opérations) des comptes du projet

IGL, nous avons identifié et validé les fonds suivants reçus de la part du bailleur du projet IGL, la DDC :

N.B. les fonds transférés par la DDC dans le cadre du projet IGL ont été réceptionnés en dollars américains (US$) dans le compte n°0011083812098702 ouvert à Ecobank par l’IPGL pour le projet. Les différences entre les montants transférés et réceptionnés en CHF sont expliquées par les différences entre les taux de changes appliqués par la banque et ceux appliqués dans les rapports financiers annuels du projet, qui doivent être présentés en CHF.

Pour le décompte final du projet, nous avons considéré les montants transférés par le bailleur, pour un montant total de 1.405.375,56 CHF.

3.4       Procédures de l’audit

L'étendue des travaux a inclus les éléments et procédures spécifiques suivants, en conformité avec nos termes de référence et le Cahier de Charges :

1. Ce transfert renvoyé par a DDC le 25 novembre 2016 a été enregistré dans la comptabilité du projet tenue par l’IFDP en date du 15 décembre 2016. Ainsi le transfert figure dans le rapport financier du projet pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017, la date de fin du projet. Les recettes de la DDC enregistrées dans le rapport financier du projet pour la dernière période du 1/12/16 – 22/05/17 s’élève donc à 42.819,33 CHF selon l’IFDP (35 219,96 CHF plus 7 599,37 CHF).

9 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

Connaissance du contexte de la mission

Nous avons acquis une compréhension suffisante du contexte de la mission, notamment du Projet IGL, de l’entité l’IPGL, de la réglementation de la Coopération suisse qui s'applique au Projet et des conditions contractuelles relatives au Projet qui sont décrites au point 2.2. Nous avons accordé une attention particulière aux conditions contractuelles en ce qui concerne:

la documentation, le classement et la tenue des pièces comptables pour les dépenses et les recettes du Projet;

l'éligibilité des dépenses et des recettes du Projet;

les règles de passation des marchés publics et les règles d'origine dans la mesure où ces conditions sont utiles pour déterminer l'éligibilité des dépenses du Projet; et

le système de contrôle interne (SCI).

Nous avons recensé les contrôles qui sont utiles et appropriés pour le projet IGL et l’entité de mise en œuvre (IPGL) ainsi que pour l'établissement du rapport financier de l'entité pour ce Projet.

Les contrôles et domaines de contrôle utiles et appropriés pour le Projet et l'entité comprennent, sans s'y limiter nécessairement, les contrôles financiers clés liés aux catégories de recettes et de dépenses des comptes locaux établis pour le Projet et ceux qui sont importants pour la gestion et le contrôle des activités du Projet. Nos travaux d'audit ont inclus un examen de l'environnement de contrôle de l'entité et plus précisément des éléments suivants:

la gestion des actifs (notamment les processus et procédures de passation des marchés). Cet élément concerne la gestion et le contrôle des actifs immobilisés du Projet, tels que les véhicules, le matériel, etc.;

la gestion des avoirs en caisse et en banque (trésorerie);

la comptabilité et le système d'information financière (notamment les systèmes de traitement des opérations sous-jacentes et les documents financiers);

les systèmes informatiques (IT);

le contrôle du budget et des dépenses (notamment les processus et procédures de passation des marchés);et

la gestion des ressources humaines, des salaires et du temps.

Évaluation des risques et caractère significatif

Nous considérons que nous avons acquis une connaissance suffisante du contexte de la mission qui nous a permis de recenser et d'évaluer :

les risques que les dépenses et les recettes déclarées dans le rapport financier présentent des erreurs ou des anomalies significatives, que celles-ci résultent d'erreurs ou de fraudes; et

les principaux risques liés à la réalisation des objectifs du Projet, notamment le risque que les fonds alloués au Projet ne soient pas utilisés conformément aux conditions contractuelles applicables.

En vue de déterminer ce que l'on entend par anomalie ou erreur significative, nous avons appliqué un seuil de signification / taux de matérialité de 2 % du montant total des dépenses brutes pour le Projet lors de la période auditée, comme détaillé à la section n°1 ci-dessus.

10 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par  l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

Obtention d'éléments probants concernant la conception des contrôles et tests de contrôles

Conformément à la norme « ISA 500 », nous étions amenés à recueillir les éléments probants suffisants et appropriés pour étayer nos constatations et parvenir à des conclusions raisonnables sur lesquelles fonder notre opinion.

Pour l’évaluation de la conception des contrôles mis en place, nous nous sommes basés sur les divers manuels de procédures établis par l’entité IPGL pour la mise en œuvre du Projet.

Nous avons procédé à l’établissement de tests de contrôle pour obtenir une assurance suffisante que les procédures de contrôle mises en place fonctionnent effectivement et en temps opportun et ont permis de détecter et corriger les anomalies à temps. Ces tests ont porté sur :

l’organisation financière : comptabilité, finance, procédures systèmes d’information ; rapports comptables et financiers ;

la gestion de trésorerie ;

les systèmes informatisés ; les contrôles des dépenses ;

ressources humaines et processus de paie.

l’efficacité théorique du système en place s’agissant de la protection des actifs et des ressources du Projet ainsi que sa capacité à prévenir ou détecter les fraudes ou les erreurs ; et

la gestion d’actif.

Pour les procédures de la masse salariale, nous avons validé la conformité de l’entité de mise en œuvre avec les exigences de la loi n°1/02 du 24 janvier 2013 qui traite la déclaration d’impôt, comme exigé dans nos termes de référence.

Procédures de substance

Nous avons exécuté des tests et des procédures d’éligibilité des dépenses conformément aux conditions contractuelles. La revue comptable, financière et administrative de la documentation avait pour objectif d’évaluer si les dépenses :

sont acceptables ou plausibles compte tenu du contexte et des activités du Projet, des conditions contractuelles et budgétaires ;

ont été engagées et encourues pendant la période de mise en œuvre du Projet définie dans les conditions contractuelles ;

ont été convenablement enregistrées et si elles étaient identifiables, vérifiables et justifiées par des preuves originales ; et

comportaient des coûts non éligibles, tels ceux décrits dans les conditions contractuelles et les manuels et guides des procédures publiés par la DDC.

Notre revue s’est articulée entre autres autour de l’examen :

de la légalité, la régularité et de la conformité des frais de prestations, des paiements et vérification de l’adéquation des montants enregistrés par rapport aux montants des factures ;

de la légalité, la régularité, de la conformité et la valeur probante des engagements et des pièces justificatives (factures, fiches, bordereaux…), des disponibilités budgétaires, de la nature des dépenses au regard de l’imputation budgétaire et des paiements ;

de la comptabilisation des opérations en engagements et en paiement visées ci-dessus ; des risques de double facturation ;

11 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

de la réconciliation des « budgets/engagements/paiements/soldes bancaires » avec les situations comptables examinées ; et

la tenue exacte et complète des encaissements et décaissements en liquide.

Nous avons également tenu à :

établir un chemin d’audit entre les dépenses comptabilisées et les pièces justificatives correspondantes ; évaluer le caractère raisonnable des dépenses déclarées par l'application des procédures d'examen

analytique ;

évaluer les dépenses de frais généraux ;

examiner si les rapports d’activités et financiers ont été établis ;

s’assurer que les formalités de cession ou mise à disposition du matériel ont été effectuées.

Procédures analytiques

En application de la norme ISA 520, nous avons effectué un contrôle analytique des dépenses effectivement engagées par rapport au budget du Projet et vérifié si :

le budget présenté était conforme au budget du Projet IGL (authenticité et autorisation du budget initial), et si les dépenses déclarées étaient prévues dans le budget ;

le montant total des dépenses n’excède pas le maximum indiqué dans le budget ; et

si les éventuels amendements du budget des activités sont conformes aux procédures et exigences relatives à un addendum.

Échantillonnage et autres modes de sélection des éléments à contrôler

Aux fins de nos travaux d’audit financier, nous avons utilisé un seuil d’erreur inacceptable de 2 % du montant total des dépenses brutes des comptes du Projet comme présentés par l’entité IPGL, avec un niveau de confiance de 97.5 %.

La taille précise de l’échantillon a été calculée mathématiquement. Eu égard à la technique d’échantillonnage utilisée, toutes les transactions individuelles ou soldes excédant le seuil de signification ont été testés individuellement. Le test de la population restante a concerné toutes les rubriques budgétaires et été effectué en se concentrant sur les valeurs des transactions les plus importantes tandis que l’on s’assure qu’un nombre de valeurs peu importantes soit également testé.

Procédures supplémentaires

En conformité avec nos termes de référence et le Cahier de Charges de la DDC, nous avons incorporé les procédures suivantes dans notre programme d’audit des comptes du Projet IGL de la période allant du 1 décembre 2016 jusqu’au 22 mai 2017, la date de fin du projet :

Vérification des transactions financières effectuées dans le cadre de l’exécution du projet :

• Confirmation que les fonds transférés pour l’exécution du projet IGL selon la DDC ont été reçus par le consortium et dépensés de manière adéquate ;
• Rapprochement du rapport financier / comptes locaux du Projet au grand livre correspondent ;

• Confirmation  de  l’existence  physique  et  mouvement  des  biens  et  le  patrimoine  du  projet

(immobilisations, stocks, etc.) ;

• Examen des ratios des dépenses ;

• Vérification du respect des lignes budgétaires avec le budget du Projet convenu ; et

• Vérification de l’exactitude arithmétique des comptes du projet IGL.

12 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

Appréciation du système de contrôle interne :

• Revue des procédures d’autorisation des financements ;

• Vérification du respect des clauses des conventions de financement signées ;

• Analyse des procédures d’encaissement et de décaissement des fonds ;

• Considération des procédures d’engagement et de paiement des dépenses ;

• Analyse des procédures de voyage et la gestion des avances de mission et de déplacements dans le cadre du Projet IGL;

• Vérification du respect des directives et des obligations de présentation des rapports financiers et d’activités périodiques ;
• La gestion des biens durables ;

• l’inventaire physique et sa conformité avec l’inventaire enregistré ;

• la pertinence des achats par rapport aux règles de passation des marchés en vigueur au sein de ces associations ;
• Evaluation des créances et avances versées par le Projet, le cas échéant ;

• Apprécier l’affectation, l’utilisation et la maintenance des équipements (véhicules, parc informatique, matériel de reprographie, etc.) ;

• Etablir l’état de progrès avec la mise en œuvre des observations et recommandations résultantes de précédents rapports d’audit ;
• Revue des procédures de sauvegarde des biens du Projet; et

• Adéquation de l’organigramme interne du Projet IGL.

Conformité aux objectifs du projet et respect du contrat :

• Vérification que les biens achetés avec les fonds du Projet sont bien affectés aux activités prévues dans le cadre du Projet IGL et sont toujours disponibles et dans un bon état ;
• Vérification du respect des clauses de l’accord du contrat relatif au Projet ; et

• Validation du respect du budget du Projet, et analyse de dépassements budgétaires ou delà de 10%.

Affectation efficace des ressources financières

• Mise en place et application par le projet IGL de mesures de système de contrôle interne (SCI) adéquates quant à l’utilisation des ressources engagées ;
• Examiner   et considérer les procédures d’autorisation et comptabilisation des dépenses du

Projet ;

• Considérer les procédures établies au Projet pour le suivi et contrôle des dettes et créances du Projet IGL;
• Evaluer le design des procédures d’achat au Projet, ainsi que leur opération ;

• Valider s’il existe un contrôle régulier des prix et tarifs des fournitures et services ponctuels du

Projet ;

• Considérer les contrôles régissant le paiement du personnel national et international du Projet, les consultants y compris ; et

• Vérifier l’existence d’un système de carnets de bord pour l’usage des véhicules du Projet, ainsi qu’une procédure pour la gestion des stocks, téléphones, etc.

Dans la section n°4 ci-dessous, nous détaillons les constatations identifiées par notre audit.

13 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

4. Constatations et recommandations

4.1       Autres constatations

Dans notre rapport d’audit précédent, couvrant la période du 1 janvier au 30 novembre 2016 du projet IGL, nous avons identifié deux paiements de loyer du bureau de « la Maison de la Presse du Sud-Kivu (MPSK) », déclarés dans le rapport financier pour un total de 10 075,30 CHF.

Nous avons jugé que les pièces justificatives présentées par les responsables du projet ont été insuffisantes à étayer les dépenses, en pleine conformité avec les conditions contractuelles du projet IGL.

Toutefois, lors de notre audit des comptes du projet pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017, nous avons réceptionné et analysé certaines pièces justificatives supplémentaires concernant ces dépenses. Spécifiquement, nous avons identifié et validé :

Pour le premier paiement (6.667,83 CHF):

Une lettre de demande de préfinancement du loyer en date du 19 mars 2015 de la MPSK, sous référence n° 001/MPS/JK/03-2015 pour la période allant d’avril à septembre 2015 (six mois) plus une garantie locative de six mois ;

Un contrat de bail signé le 1 avril 2015 entre la MPSK, comme locataire, et le bailleur, en raison de 600 US$ par mois ;

Une facture en date du 20 mars 2015 du représentant du bailleur pour un montant total 7.200 US$, à savoir les six mois loyer pour la période avril – septembre 2015 (3.600 US$) ainsi que la garantie locataire (3.600 US$) ;

Une preuve de paiement d’un montant de 7.200 US$ par ordre de virement directement au compte du bailleur le 31 mars 2015, par l’IPGL de leur compte n°0181638-04 ouvert avec la BCB en CHF ; et

Un reçu signé par le représentant du bailleur, confirmant réception du paiement de 7.200 US$.

Pour le deuxième paiement (3.407,47 CHF):

Une lettre de demande de préfinancement du loyer en date du 6 octobre 2015 de la MPSK, sous référence n° 001/MPS/JK/03-2015 pour la période allant d’octobre 2015 à mars 2016 (six mois) ;

Une facture en date du 6 novembre 2015 du représentant du bailleur pour un montant total 3.600 US$, à savoir les six mois loyer pour la période d’octobre 2015 à mars 2016 ;

Une preuve de paiement par chèque n°2360641 d’un montant de 3.600 US$ au bailleur le 6 novembre 2015, par l’IPGL de leur compte n°1270-2101900-00-36 ouvert avec « Trust Merchant Bank » en RD Congo ; et

Une accusée de réception du paiement de 3.200 US$ par le représentant du bailleur, le 9 novembre 2015.

Ainsi que les pièces justificatives mentionnées ci-dessus, nous avons pu valider plusieurs rapports de visites à la Maison de la Presse du Sud Kivu à Bukavu, réalisées par les responsables du projet IGL. Selon notre lecture, ces rapports confirment que la MPSK fonctionnait lors de cette période, et le bureau loué a été occupé.

14 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

Notons, qu’un appui à la MPSK a été prévu dans le budget autorisé du projet IGL en raison de 900 US$ ainsi que dans le protocole d’accord établi entre la MPSK et l’IPGL. La ligne budgétaire spécifique sous code n°IGDCP00Z6G10 n’a pas été sur déclaré en outre dans le rapport financier final du projet. Nous comprenons en outre que la garantie locative de six mois a été utilisée par la MPSK comme paiement de loyer pour la période avril – septembre 2016.

En conclusion, et à la lumière de notre analyse des pièces justificatives supplémentaires présentées, nous considérons que les paiements de loyer mentionnés ci-dessus sont effectivement justifiés pour financement par la DDC.

Le montant total qui doit être considéré comme éligible est résumé dans le tableau ci-dessous :

Montant : 10 075,30 CHF en faveur du projet

Observations de l’entité auditée :

Le protocole conclu entre l’IPGL et la Maison de la Presse du Sud Kivu courait du 9 mars 2015 au 31 décembre 2017. La garantie locative devrait être remboursée à l’échéance de ce protocole, c'est-à-dire après le 31/12/2017 puisque le contrat de bail était renouvelé par tacite reconduction (cf. article 7 du contrat de bail). Or le projet s’est arrêté brusquement, et n’est pas arrivé à terme. D’avril 2016 à septembre 2016, IPGL n’avait plus de fonds du projet faute de paiement de la deuxième tranche par la DDC. Les activités étaient au ralenti et les partenaires n’étaient pas payés.

IPGL n’a donc pas payé de loyer pour cette période d’avril à septembre, comme le tableau ci-dessus. Heureusement, le bailleur a utilisé comme loyer des 6 mois la garantie locative qu’il avait empochée à la signature du contrat. Pour nous cette dépense est éligible puisque finalement cette garantie a été utilisée comme loyer.

15 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

Annexe 1 : Rapport du Projet IGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

17Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

Annexe 2 : Décompte final du projet IGL

Tableau 2.1: Décompte final du projet IGL déclaré par l'IPGL

18 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

Tableau 2.3: Rapprochement entre le solde de clôture du projet IGL déclaré et le solde de clôture vérifié

Note 1 : Résumé des constatations financières des audits précédents du Projet IGL

19 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

Annexe 3 : Liste des investissements et actifs du Projet Infos Grands Lacs au 22 mai 2017

20 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

21 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

22 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

23 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

24 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

25 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

26 Rapport d’audit du Projet Infos Grands Lacs exécuté par l’IPGL pour la période du 1 décembre 2016 au 22 mai 2017

Annexe 4 : Personnes contactées ou concernées par l’audit

L’Auditeur – Moore Stephens

L’entité auditée – IPGL