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                                                                      Termes de référence
    1. Background
    1.1 Institut Panos Grands Lacs (IPGL)
Institut Panos Grands Lacs (IPGL) a été créé le 1er mars 2014 par douze hommes et femmes de
médias actifs en République démocratique du Congo, au Burundi et au Rwanda. Son siège est à
Bujumbura.
Si IPGL est une jeune association, son équipe bénéficie d’une solide expérience dans la gestion de
projets concernant le développement des médias.
En effet, IPGL est le fruit d’un processus de responsabilisation et d’autonomisation entrepris par
l’Institut Panos Europe (ex-Institut Panos Paris) envers ses bureaux d’Afrique centrale (RDC, Burundi
et Rwanda) depuis 2009. Cette démarche répond à une évolution logique :
- celle prônée par les valeurs du Panos Council (l’instance internationale regroupant les 6
Instituts Panos) ayant permis les créations successives de Panos Afrique de l’Ouest (2000), de
Panos Asie du Sud (2002), de Panos Afrique australe (2005) et Panos Afrique de l’Est (2006) ;
- celle de la responsabilité de la mise en oeuvre de programmes de développement au Sud par
le Sud ;
- celle de la professionnalisation croissante des équipes en RDC, au Burundi, au Rwanda et en
Centrafrique dont les capacités respectives ont permis d’établir une relation de confiance
avec les partenaires et les bailleurs de fond

  • Vision

Nous voulons un monde dans lequel s’identifient des sociétés ouvertes, respectueuses des droits de
la personne humaine et qui aspire à l’amélioration des conditions de vie des populations à l’intérieur
du pays et entre eux, avec des flux libres et diversifiés d’information et de communication à travers
des médias indépendants, responsables et pluriels.

Nous espérons un monde en paix, plus juste, ouvert à la circulation des idées et dans lequel tous les
citoyens sont responsables et entrent en compte dans la construction d’un environnement favorable
à l’épanouissement et au bien-être collectif.

  • Mission

Vecteur et acteur de paix, de progrès et de développement, IPGL:
- favorise le pluralisme des médias ;
- soutient l’accès à une information indépendante, diversifiée et responsable ;
- contribue à l’expression des populations.

  • Méthodologie

Institut Panos Grands Lacs (IPGL) entend renforcer le pluralisme médiatique en Afrique des grands
lacs et encourager la production d’une information diversifiée et de qualité pour permettre aux
médias de contribuer plus efficacement aux processus de paix, de démocratisation et de
développement.
                1.2. Infos Grands Lacs (IGL 3)

                 Objectif global

Renforcer les processus de démocratisation dans la région des Grands Lacs (Burundi, Rwanda et Sud
Kivu de la République démocratique du Congo) à travers des médias professionnels, pluriels,
responsables et agissant dans un environnement favorable à la Liberté de la presse.
Objectifs spécifiques
- Renforcer progressivement les capacités du secteur des médias, en termes de qualité de leur
production, de durabilité de leur action politique et d’autorégulation dans leur déontologie;
- Renforcer l'accès du public à une information diversifiée, lui permettant le contrôle de
l’action publique au sujet des actes et engagements des autorités.
Les douze chantiers médiatiques d’’IGL3 durant la période entre 2015 et 2017 sont ambitieux mais
répondent précisément aux besoins des secteurs médiatiques congolais, rwandais et burundais.
Les dix chantiers sont ;
- Chantier 1 : Formation professionnelle du personnel des médias
- Chantier 2: Renforcement des capacités techniques
- Chantier 3: Durabilité économique
- Chantier 4: Consolidation du respect de la déontologie et dispositifs de monitoring
- Chantier 5: Accès à l’information et aux sources officielles
- Chantier 6 : Journalisme d’investigation
- Chantier 7: Prise en compte de la parole du public
- Chantier 8: Information moins « capitalo-centriste »
- Chantier 9: Promotion de l’information sous régionale
- Chantier 10: Couverture régionale des processus électoraux
- Chantier 11 : Productions médiatiques liées à la crise Burundaise
- Chantier 12 : Cadre de réflexion sur les médias des Grands Lacs
Ils constituent une réponse concrète aux différences majeures constatées entre les trois
espaces médiatiques, selon une étude de faisabilité réalisée et validée par une cinquantaine de
professionnels des médias des 3 pays en septembre 2014.

        2. Contexte
Moins de deux mois seulement après le démarrage des premières activités, le Burundi est entré dans
un cycle de violence consécutif à la volonté de son Président, Pierre Nkurunziza, de briguer un
troisième mandat présidentiel. Cette situation a rendu difficile la mise en oeuvre du projet régional.
A cela s’est ajouté la fermeture définitive d’un membre du consortium, l’Institut Panos Europe (IPE)
chargé d’assurer la backstopping, en juillet 2015.
Depuis le mois de mai 2016, la DDC a fait deux remarques majeures à l’égard du consortium, à
savoir : le faible taux de réalisation des activités en 2015 et la faible capacité de management du
projet par l’IPGL. Elle a ainsi demandé à l’IPGL un remplacement du chargé de programme et un
recrutement d’un responsable administratif et financier plus aguerris et autonomes ainsi qu’une
redéfinition d’ un nouveau mécanisme de backstopping et une réflexion opérationnelle et financière
globale sur le projet IGL. C’est dans ce contexte que nous publions ces termes de références pour
trouver un cabinet pouvant assurer cette mission de backstopping du projet et de l’IPGL.
         1. Objectifs
Les objectifs de ce nouveau backstopping sont les suivants :
- Accompagnement du consortium IPGL/ABR dans la mise en oeuvre opérationnelle du
projet, et répondre aux attentes de la DDC en regard des nécessités administratives et
devoirs de redevabilité ;
- Renforcement durable de l’IPGL afin qu’il puisse se positionner comme opérateur
crédible et professionnel et, le cas échéant, acquérir de nouveaux contrats/mandats de
la DDC
      2. Résultats attendus
Les résultats du programme de backstopping sont les suivants :
- Le consortium IPGL/ABR est renforcé dans son rôle de mandataire et a mis en oeuvre les
chantiers/activités inscrits au projet ‘Infos Grands Lacs’ ;
- L’étude d’impact produite au terme du projet ‘Infos Grands Lacs’ fait part à la DDC de
degré d’atteinte des objectifs de son programme de soutien aux médias des Grands Lacs
visant à contribuer et à favoriser le processus démocratique dans les trois pays (Burundi,
Rwanda, RDC/Sud Kivu) ;
- L’IPGL est consolidé sur le plan du management associatif et du management de projet
et peut prétendre à jouer un rôle lors de projets futurs.
    3. Approche méthodologique proposée
Une analyse des besoins a été réalisée en juillet 2016 auprès de l’équipe de gestion du projet.
Sur cette base de son expérience et des actions à entreprendre pour l’amener à relever le défi fixé
par la DDC, nous avons identifié 3 approches de coaching complémentaires :
- Une approche conseil
Elle doit permettre au Coordinateur, au Responsable de Programme, au Responsable Admin-
Fin-Log et aux Chargés de mission de bénéficier d’un regard extérieur sur son travail et sur
les modes de collaboration que chacun entretient avec les autres membres de l’équipe.
Cette approche doit réinsuffler de la confiance pour que l’équipe de projet retrouve son
équilibre après une longue période de doute.

Il pourra s’agir de conseils structuraux (organisation de l’IPGL et de l’équipe projet) et de
conseils thématiques (management de projets, expertises médiatiques).
L’objectif sera d’améliorer la cohérence organisationnelle et opérationnelle de l’IPGL pour
renforcer son métier principal qui est de soutenir l’émergence des acteurs médiatiques.
- Une approche de mise à jour (up date)  de stratégie
L’approche devra permettre d’adapter :
 l’architecture du projet, de ses chantiers/activités en tenant compte des
évolutions des contextes politiques et médiatiques dans les 3 pays..
 l'architecture de management/suivi/évaluation du projet IGL3. Elle veillera
également à adapter les procédures de reporting vis-à-vis de la DDC et à
améliorer la stratégie de communication.
- d'outils (gestion, suivi-évaluation)
L’approche devra permettre une meilleure appropriation/opérationnalisation des
outils de gestion et de suivi-évaluation disponibles au sein d’IPGL (Boîtes à outils IPGL
et Dossier Outils d’évaluation IGL). Elle pourra également réviser ces outils et
proposer de nouveaux.
-d’accompagnements directs de l'équipe
L’approche veillera à ce que l’équipe s’approprie durablement l'architecture de
management/suivi/évaluation du projet, qu’elle trouve un mode de fonctionnement
harmonieux et efficace
- Une approche formation destinée à l’équipe IPGL
L’approche veillera à apporter un complément de formation aux membres de l’équipe qui en
ont besoin.
Idéalement, le backstopping sera assuré par deux personnes aux missions complémentaires :
- Backstopping opérationnel (accompagnement à la mise en oeuvre du projet et à son suiviévaluation)
- Backstopping administratif et financier
La présentation de candidatures régionales (Afrique centrale) ou continentales (Afrique) seront
appréciées positivement.

            Liste des besoins identifiés
Conseil en gestion de projets selon procédures DDC (contrats, procédures…)
Conseil en gestion et animation d'équipe (coordination-chargés de mission pays) : définition des objectifs
mensuels, collecte et traitement des informations nécessaires pour les divers reporting (mensuel, trim, sem,
annuel)
Observation générale des 12 Chantiers et de leurs activités pour s'assurer qu'ils contribuent progressivement à
l'atteinte des objectifs 1 et 2 du Projet
Validation des TDR (Activités et consultants)
Supervision de l'étude d'impact du projet
Adaptation de l'architecture de management/suivi/évaluation du projet IGL3:
- Renforcer la dynamique interne du projet : procédure réunions d'équipe inter-pays, planification, objectifs hebdo
et mensuels
- Renforcer la dynamique externe du projet : séances de travail avec les partenaires
- Veiller au suivi du projet selon le PA annuel et le logiciel Gantt Project
Adaptation de la stratégie de suivi/évaluation des chantiers et des activités:
- analyser les outils d'évaluation IPGL (cf. Dossier Outils d'évaluation),
- conseiller l'équipe IPGL à l'utilisation et à l'exploitation des outils,
- sur base de ces outils, définir une stratégie pour collecter les données puis recenser et valoriser les résultats et
impacts du projet,
- accompagner l'équipe dans la mise en place des 'cellules d'observation' chargée de l'observation critique de
l’environnement médiatique dans les 3 pays (médias, habitudes médiatiques, analyse des contenus)
Vérification et adaptation des procédures de reporting narratif pour la DDC:
- adapter les canevas des rapports d'activités (mémo trimestriel, semestriel et annuel) afin qu'ils soient en phase
avec les attentes et les outils DDC (matrice de suivi-évaluation, plan annuel, suivi des indicateurs outcomes et
outputs)
Adaptation de la stratégie de communication:
- améliorer les procédures de communication interne DCC/IPGL
- mettre en place une communication orientée résultats (progrès du projet, progrès des journalistes, perception
des citoyens sur l'évolution des médias)
- accompagner l'équipe dans l'identification et la conception de success stories/case studies
Formation en management de projet (suivi des activités, suivi des RH IPE , suivi et mobilisation des partenaires)
Formation au logiciel de gestion de projet (Gantt Project)
Formation en gestion du cycle du projet : élaborer cadre logique + définir les indicateurs
          CONSEIL FIN
Conseil en gestion de projets selon procédures DDC (contrats, procédure…)
En collaboration avec le RAF, gestion du backstopping financier du projet:
- coaching du RAF
- suivi financier général du projet et validation des rapports financiers
- suivi de la gestion comptable informatisée en réseaux
- validation de la compta mensuelle (en multi devises) du projet et définition d'un mécanisme d'info vers la DDC
- préparation des audits 2016 et 2017
Planification et gestion de la trésorerie (plan de trésorerie)
Redéfinition des procédures financières entre IPGL et les partenaires + adaptation des outils de reporting pour les
partenaires (des partenaires à IPGL)
Formation complémentaire en Excel
Formation sur logiciel comptable Sage Saari pour le bureau IPGL RDC
Formation sur les procédures logistiques( gestion des immobilisations et autres)
Formation sur les procédures d'audit externe
       CONSEIL ADMIN
Maitrise des divers outils admin IPE
En collaboration avec le RAF, gestion du backstopping administratif du projet:
- coaching du RAF
- révision des procédures contractuelles avec médias partenaires
Conception/adaptation/maintenance d'un serveur informatique
Formation en management des RH et leadership
Formation en Gestion d'une association
Formation informatique : les potentatialtés d'Outlook

Type de coaching

UPDATE FORMATION

Proposition de coaching IPGL
Identification des besoins
COACHING OPERATIONNEL
COACHING FINANCIER
COACHING ADMINISTRATIF
CONSEIL
MANAGEMENT
MEDIA & INFO

             4. Compétences et expériences requises
- Expérience de gestion de projets ‘médias’ multi-pays ;
- Compétences en matière de coordination et d’animation d’équipe pluridisciplinaire et
multiculturelle ;
- Expertise médiatique confirmée dans les domaines du management des médias, de la
production journalistique et de l’auto-régulation des médias ;
- Expérience confirmée dans le domaine de l’évaluation de projets ‘médias’ ;
- Compétence en matière d’autonomisation de partenaires locaux.
         5. Durée
La durée du backstopping est évaluée à 12 mois max.
        6. Calendrier de réalisation
Les diverses interventions seront à planifier entre septembre 2016 et décembre 2017.
        7. Dossier de candidature
Chaque équipe qui postule devra soumettre un dossier comprenant :
‐ Une note méthodologique tenant compte des options méthodologiques présentées plus haut,
‐ Une offre financière,
‐ Une lettre de motivation,
‐ Et les CV de tous les membres de l’équipe justifiant le niveau académique et les expériences des
membres de l’équipe
Les offres seront adressées pour le 26 août 2016 à 17h00 et par voie électronique à Cyprien
Ndikumana – Directeur général de l’IPGL - cyprien.ndikumana@panosgl.org
       Critères de sélection
La sélection du ou des consultant(e)s ou de la stucture se fera selon les critères ci-après :
- Expérience et référence du ou des consultant(e)s ou de la stucture;
- La méthodologie de mise en oeuvre ;
- Le coût de la prestation ;
- La disponibilité rapide.
Publié, le 05 août 2016